La factura electrónica entre empresas y profesionales será obligatoria en España con un calendario escalonado. Según la Agencia Tributaria, las empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros deberán cumplir a partir del 6 de octubre de 2027, y el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos, a partir del 6 de octubre de 2028. Esos plazos corren desde el 6 de octubre de 2026, cuando entró en vigor la Orden HAC/1028/2026. Es decir, el reloj ya está en marcha.
Esta guía explica qué operaciones afecta, qué cambia en la práctica y qué conviene hacer ahora, sobre todo si tu negocio es una pyme y la facturación pasa por varias herramientas.
En resumen
- La obligación afecta a las facturas entre empresarios y profesionales establecidos en España (B2B). Quedan fuera las ventas a consumidores finales y las operaciones con empresarios no establecidos en España.
- Fechas: 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros; 6 de octubre de 2028 para todos los demás.
- No basta con emitir: el receptor debe comunicar aceptación o rechazo y el pago efectivo, y las plataformas privadas deben enviar una copia fiel a la solución pública de la Agencia Tributaria.
- La solución pública gratuita será una opción por defecto, pero puedes usar una plataforma privada o conectar tu propio software.
- Lo más útil que puedes hacer hoy es revisar cómo factura tu empresa y qué sistemas intervienen, para integrarlos con calma.
Tabla de contenidos
- Qué es y de dónde viene la obligación
- Calendario: cuándo te toca a ti
- Qué operaciones entran y cuáles quedan fuera
- Cómo funciona el sistema: tres piezas
- El reto real no es el formato, es la integración
- Solución pública o plataforma privada
- Qué hacer ahora, paso a paso
- Nuestra perspectiva
- Si tu facturación necesita integrarse con tus sistemas
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es y de dónde viene la obligación
La base legal es la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. Su artículo 12 modifica la Ley 56/2007 para extender la factura electrónica a las relaciones entre empresarios y profesionales, como recoge el preámbulo del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. Ese real decreto, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema y modifica el Reglamento de facturación de 2012.
El desarrollo técnico se completó con la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que regula la solución pública de facturación electrónica. Su entrada en vigor, el 6 de octubre de 2026, es lo que activa el calendario.
Conviene no confundirla con la factura electrónica que ya conoces. Desde hace años se emiten PDF por correo, y eso es, en lenguaje cotidiano, una factura "electrónica". La obligación nueva exige formato estructurado, es decir, datos legibles por máquinas, no un documento que alguien tiene que leer y teclear. Un PDF sin más no cumplirá.
Tampoco es lo mismo que Facturae para las administraciones públicas. Ese régimen existe desde hace tiempo para quien factura al sector público; lo de ahora se extiende entre empresas y autónomos.
Calendario: cuándo te toca a ti
| Quién eres | Desde cuándo debes emitir y recibir factura electrónica |
|---|---|
| Empresa con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales (pymes, autónomos, sociedades pequeñas) | 6 de octubre de 2028 |
Los dos plazos, 12 y 24 meses, se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden, según el calendario de implantación de la Agencia Tributaria.
Si eres pyme, tienes hasta octubre de 2028. No es una razón para esperar al último trimestre. Un cambio que toca facturación, contabilidad, cobros y a veces el control de inventario necesita pruebas, y los errores de los primeros meses se pagan en cobros retrasados y facturas rechazadas.
Ojo con un matiz: si facturas a una gran empresa, esta puede tener que recibir facturas electrónicas antes que tú. Aunque tu obligación llegue en 2028, es probable que tus clientes grandes te pidan pronto el formato adecuado. Mejor hablarlo con ellos con tiempo.
Qué operaciones entran y cuáles quedan fuera
La Agencia Tributaria precisa que la obligación afecta a las operaciones entre empresarios o profesionales establecidos en España. Quedan excluidas expresamente:
- Las ventas a consumidores finales (B2C), como una tienda que cobra a un particular.
- Las operaciones internacionales, incluidas las intracomunitarias, con empresarios no establecidos en España.
En la práctica, una consultora que factura a otra empresa de Valencia entra de lleno. Una peluquería que cobra a clientes particulares no emite facturas electrónicas obligatorias por ese motivo. Un autónomo que factura a una empresa alemana queda fuera por esa operación concreta, aunque siga obligado con sus clientes españoles.
Muchos negocios mezclan los tres casos. Por eso conviene que tu sistema distinga el tipo de cliente y aplique el flujo correcto, en lugar de montar un circuito aparte "para las facturas electrónicas".
Emitir y recibir
La obligación es doble. Según la Agencia Tributaria, los empresarios y profesionales deberán emitir facturas electrónicas a sus clientes empresarios y recibirlas de sus proveedores. Tu bandeja de entrada de facturas de proveedores también necesita adaptarse, no solo tu emisión.
Cómo funciona el sistema: tres piezas
El sistema español se apoya en tres elementos. Entenderlos evita buena parte de la confusión que verás en otras guías.
- La solución pública de la Agencia Tributaria. Según el Real Decreto 238/2026, será gratuita y permitirá expedir facturas, informar de su estado (aceptación o rechazo) y comunicar el pago efectivo. Debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de la obligación.
- Plataformas privadas de intercambio. Son el camino para quien quiera integrar la facturación con su software. El mismo real decreto establece que deben certificar su sistema bajo ISO/IEC 27001 o equivalente y usar protocolos de transmisión seguros AS2 o AS4.
- Interoperabilidad. Las plataformas deben poder transformar mensajes de factura entre los formatos admitidos (CII, UBL, EDIFACT y Facturae) de forma gratuita, según el mismo texto legal. Así, tu cliente y tú podéis usar sistemas distintos y la factura llega igualmente.
La consecuencia práctica es buena: no quedas atado a un único proveedor. Puedes elegir la herramienta que encaje con tu forma de trabajar y cambiar si deja de convenirte.
Factura original y copia fiel
Aquí aparece la distinción que más se pasa por alto. Si usas una plataforma privada, esta debe remitir a la solución pública una copia fiel en formato UBL. La nota informativa de la Agencia Tributaria la presenta como información tributaria para la Administración, no como la factura legal que viaja entre las partes.
Dicho de otro modo: la factura que importa para tu cliente es el original, y la copia fiel es lo que ve Hacienda. Tu sistema tiene que gestionar ambos sin que alguien los reenvíe a mano.
Aceptación, rechazo y pago
La nota informativa de la Agencia Tributaria indica que los destinatarios deberán informar al emisor de la aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha, y comunicar el pago. Para la tesorería de una pyme esto tiene dos caras:
- Como emisor, tendrás trazabilidad: sabrás si una factura fue aceptada, rechazada o pagada sin perseguir a nadie por correo.
- Como receptor, asumes trabajo nuevo: cada factura de proveedor requiere una respuesta y, al pagarla, una comunicación del pago efectivo.
Si recibes veinte facturas al mes, se hace a mano. Si recibes doscientas, deja de ser razonable.
El reto real no es el formato, es la integración
Emitir un fichero estructurado es el paso fácil; casi cualquier programa de facturación lo hará. Lo difícil está en el flujo completo. Pregúntate:
- ¿Desde dónde se generan hoy tus facturas: un programa de contabilidad, una hoja de cálculo, una tienda online, un sistema propio del sector?
- ¿Dónde se registra el cobro? ¿El mismo sistema se entera cuando entra el pago en el banco?
- ¿Quién recibe las facturas de proveedores y quién las aprueba?
- ¿Qué pasa cuando un cliente rechaza una factura? ¿Se corrige, se anula, se reemite, y lo ve alguien?
Si las respuestas implican copiar datos entre herramientas, ahí aparecerán los errores. Las comunicaciones con la Agencia Tributaria (copia fiel, estados, pago) funcionan mejor cuando salen solas del sistema de gestión, no cuando dependen de que alguien se acuerde.
Un ejemplo de pyme
Imagina una empresa de instalaciones con quince empleados. Presupuesta en una herramienta, factura en otra, anota los cobros en una hoja y recibe facturas de proveedores por correo. Para 2028 necesita, como mínimo:
- Generar la factura en formato estructurado desde un único punto.
- Enviarla a través de una plataforma interoperable.
- Registrar automáticamente el estado de cada factura emitida.
- Canalizar las facturas recibidas hacia quien las aprueba.
- Comunicar el pago efectivo cuando se ejecuta la transferencia.
Nada de esto exige un gran proyecto, pero sí ordenar el recorrido antes de elegir herramientas. Es un ejemplo ilustrativo, no un caso real.
Solución pública o plataforma privada
La Agencia Tributaria plantea la solución pública como opción por defecto, no como la única. La decisión depende de tu volumen y de cuánto quieras automatizar.
| Criterio | Solución pública gratuita | Plataforma privada o integración propia |
|---|---|---|
| Coste de uso | Gratuita | Depende del proveedor o del desarrollo |
| Volumen de facturas | Cómoda con pocas facturas | Pensada para volúmenes medios y altos |
| Integración con tu software | Limitada a lo que ofrezca la solución | Puede conectarse a tu ERP, tienda o programa de gestión |
| Copia fiel y estados | Dentro del propio sistema | La plataforma debe remitir la copia fiel; los estados conviene automatizarlos |
| Flexibilidad | La que ofrece el servicio | Mayor, con requisitos de seguridad y certificación de la plataforma |
Un autónomo con diez facturas al mes probablemente se apañe con la solución pública. Una empresa con cientos de facturas, varios canales de venta o un sistema de gestión propio sacará más partido de conectar todo. No hay una respuesta única, y quien te diga lo contrario sin conocer tu operativa te vende algo.
Qué hacer ahora, paso a paso
- Confirma tu fecha. Calcula tu volumen de operaciones. Si superas 8 millones de euros, tu plazo es octubre de 2027; si no, octubre de 2028.
- Haz un mapa de tu facturación. Anota cada herramienta por la que pasa una factura, desde el presupuesto hasta el cobro.
- Separa B2B de B2C y de operaciones con el extranjero. Solo el primer grupo entra en la obligación.
- Revisa a tu proveedor de software. Pregúntale si soportará formato estructurado, interoperabilidad y comunicación de estados y pagos, y en qué fecha.
- Decide entre solución pública y plataforma privada. Hazlo con cifras de volumen, no por intuición.
- Prueba con unos pocos clientes. Antes de la fecha límite, emite en el nuevo formato con clientes de confianza y detecta fallos.
- Forma a quien factura y a quien paga. La comunicación de aceptación, rechazo y pago es trabajo diario de administración.
Vigila también los avisos oficiales: la fecha concreta de disponibilidad de la solución pública y los detalles técnicos se irán precisando en la sede de la Agencia Tributaria. Para dudas fiscales concretas de tu caso, consulta con tu gestor o asesor fiscal.
Nuestra perspectiva
Desde nuestro trabajo con pymes y emprendedores, vemos la factura electrónica como una obligación fiscal que, bien resuelta, mejora el negocio. Lo que cuesta no es el formato; es que la facturación suele estar repartida en herramientas que no se hablan entre sí.
Nuestro consejo es empezar por el proceso y no por el programa. Cuando el flujo está claro, la tecnología cae por su propio peso: a veces basta con la solución pública, a veces compensa conectar el software de gestión con una plataforma y automatizar las respuestas de estado y pago. Y si el negocio tiene particularidades, como un sistema propio o varios canales de venta, una integración a medida evita rehacer el trabajo cada vez que cambia una norma.
Además, el calendario da margen. Quien se prepare con tiempo podrá aprovechar la transición para ordenar contabilidad y tesorería, que es donde a medio plazo se ahorran costes administrativos, algo que la propia Agencia Tributaria presenta como una oportunidad y no solo como una carga.
— Rollis123
Si tu facturación necesita integrarse con tus sistemas
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica en España?
Depende del tamaño de la empresa. Para quienes superan los 8 millones de euros de volumen de operaciones, desde el 6 de octubre de 2027; para el resto de empresarios y profesionales, desde el 6 de octubre de 2028. Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026.
¿Quién no está obligado a emitir factura electrónica?
No entran las operaciones con consumidores finales ni las operaciones con empresarios no establecidos en España, incluidas las intracomunitarias. La exención se aplica a la operación, no a la persona: un autónomo sigue obligado en sus ventas a otras empresas españolas.
¿Basta con enviar un PDF por correo?
No para cumplir la obligación. El sistema exige formato estructurado, y los formatos admitidos incluyen UBL, CII, EDIFACT y Facturae. Un PDF seguirá sirviendo para consultar la factura, pero no sustituye al fichero estructurado.
¿Tengo que pagar por usar la factura electrónica?
La Agencia Tributaria habilitará una solución pública gratuita para expedir facturas, informar de su estado y comunicar el pago. Si prefieres una plataforma privada o una integración con tu software, el coste dependerá del proveedor o del desarrollo que elijas.
¿Qué es la copia fiel?
Es el resumen de información tributaria que una plataforma privada envía en formato UBL a la solución pública de la Agencia Tributaria. No es la factura legal que se intercambian emisor y receptor, sino la información que llega a la Administración.
Fuentes
- Agencia Tributaria: calendario de implantación de la factura electrónica
- Agencia Tributaria: quiénes están obligados y qué operaciones se incluyen
- Agencia Tributaria: obligaciones de los intervinientes en el sistema
- Agencia Tributaria: nota informativa sobre el Real Decreto de facturación electrónica
- BOE: Real Decreto 238/2026, texto consolidado
- BOE: Real Decreto 238/2026, ficha de la disposición